Proyecto interno
Seasonal Booking Workflow
Un proyecto acotado, armado alrededor de decisiones concretas y límites reales del consultorio.
Cada enero y julio, en Molonglo Valley, la agenda se satura de la misma forma: familias que vuelven de vacaciones, profesionales que quieren resolver su higiene antes de cerrar el trimestre y pacientes nuevos que llaman por primera vez. El flujo de turnos que usábamos antes no distinguía esos picos, y terminábamos reprogramando citas de rutina para hacer lugar. Este proyecto nació de esa fricción puntual, no de una idea general de "mejorar la experiencia".
Agenda de recepción durante una semana de alta demanda en el consultorio.
El problema
Los turnos de control cada seis meses caían siempre en las mismas dos semanas del año. Recepción resolvía los choques por teléfono, sin criterio escrito, y algunos pacientes quedaban esperando respuesta más de un día.
El enfoque
Separar dos carriles: urgencias y tratamientos en curso por un lado, controles y estética por otro. Los segundos se pueden mover unos días sin afectar nada clínico; los primeros no.
La implementación
Bloques fijos en la agenda para cada carril, confirmación por teléfono el mismo día y un aviso simple en la ficha digital cuando un turno se reprograma por temporada.
Qué cambió en la práctica
Antes de empezar, medimos dos semanas normales y dos semanas de pico. La diferencia era clara: en pico, recepción dedicaba casi la mitad de la mañana a reacomodar turnos. Después de separar los carriles, ese tiempo bajó y quedó disponible para atender llamadas nuevas y confirmar disponibilidad el mismo día, como hacemos habitualmente.
No fue un cambio grande ni costoso. Fue aceptar que no todos los turnos tienen la misma urgencia y que la agenda debía reflejarlo. Los pacientes con tratamientos de conducto o coronas en curso mantienen su horario; los controles de higiene y las consultas por blanqueamiento o carillas se acomodan dentro de la misma semana.
Resultado
- Menos reprogramaciones de último momento.
- Confirmaciones el mismo día sin excepciones.
- Ficha digital con el motivo del cambio registrado.